مهارات إعداد و تحليل التقــارير
تعريف و أهداف التقرير
’’ هو أحد أساليب الاتصال في منشآت الأعمال و هو أسلوب لعرض مجموعة معلومات كمية أو مالية أو وصفية في صورة مكتوبة أو شفهية بهدف توصيلها الى مستخدم محدد في وقت محدد.
من هنا يتضح أن التقرير:
أ-وسيلة اتصال و ليس غاية في حد ذاته.
ب-يحتوي على معلومات كمية أو مالية أو وصفية.
ج-في صورة مكتوبة أو شفهية.
د-يتم تقديمه الى شخص محدد و هو المستفيد.
هـ - في وقت محدد مناسب.
وظائف و أهداف التقارير
أ-وظيفة التخطيط Planning
ب-وظيفة التوثيق و التسجيل
ج-وظيفة الاتصال Communication
د-وظيفة الرقابة و تقييم الأداء Control
هـ- وظيفة تبادل المعلومات
مواصفات التقرير الناجح
1)واضح ، يسهل فهمه و استيعابه.
2)موجز ، بما يكفي لخدمة الغرض منه.
3)كامل ، يغطي كافة جوانب الموضوع.
4)دقيق ، يحتوي على معلومات صحيحة.
مهارات معد التقرير
1)القدرة على التفكير المنطقي.
2)القدرة على الاستنتاج و الربط بين الأمور.
3)القدرة على التفسير و تبسيط الأفكار.
4)القدرة على التعبير و صياغة الألفاظ.
5)التمكن من قواعد اللغة العربية.
أنواع و تصنيفات التقارير
1)حسب الموضوع
أ- اخبارية: عرض المعلومات بشكل اخباري دون أي اقتراحات
ب- تحليلية : تحليل المشكلة و تقديم توصيات و مقترحات.
ج- سنوية: شرح القوائم السنوية للمنشأة.
د- مالية: تتعرض للجوانب المالية للمنشأة.
هـ - دورية اشرافية: تقدم كل فترة زمنية معينة للمتابعة.
و- احصائية: تتضمن بيانات عن نشاط المنشأة في شكل كمي.
2)حسب النواحي الشكلية
أ-تقارير تلتزم بقدر كبير من النواحي الشكلية:
تلتزم بقواعد معينة من حيث الكتابة و عرض المعلومات مثل رسائل الماجستير و الدكتوراة.
ب-تقارير غير رسمية أو غير شكلية:
تقارير لا تلتزم بالشكليات في إعدادها
3)حسب طريقة تقديمها:
أ-تقارير شفهية:
تعرض بصورة شفهية في اجتماع سواء منفردة أو مع تقارير مكتوبة أو معروضة.
ب-تقارير مكتوبة:
تعرض في شكل مكتوب من نسخ ورقية.
ه-تقارير معروضة:
تعرض على وسائل إيضاح حديثة مثل الشفافات او باستخدام الكمبيوتر و الداتا شو
4)حسب الزمن
أ- تقارير دورية:
تقدم في مواعيد دورية محددة يومية أو اسبوعية أو شهرية أو نصف سنوية أو سنوية.
ب-تقارير غير دورية:
تقدم عند الطلب أو حسب رغبة الإدارة.
5)حسب الجهة المستفيدة من التقرير:
أ- تقارير داخلية:
تستفيد منها الإدارات المختلفة داخل المنشأة.
ب- تقارير خارجية :
تستفيد منها الجهات المختلفة خارج المنشأة.
6)حسب سرية التقارير:
أ- تقارير سرية.
ب- تقارير علنية.
الهيكل العام للتقرير
يحتوي التقرير على ثلاثة أجزاء رئيسية:
1)صفحة العنوان
2)صلب التقرير
3)الخاتمة
1-صفحة العنوان
تشمل صفحة العنوان:
أ- اسم الشركة و الإدارة و القسم.
ب- عنوان التقرير بشكل مختصر و واضح
ج- الشخص أو الشركة المقدم لها التقرير.
د- اسم الشخص المعد للتقرير.
هـ- تاريخ تحرير التقرير.
2-صلب التقرير
يشمل صلب التقرير:
أ- مقدمة تعرض طبيعة المشكلة أو غرض إعداد التقرير.
ب- مقدمة تاريخية لموضوع التقرير.
ج- المبررات التي من أجلها يعد هذا التقرير.
د- الهدف من إعداد التقرير.
هـ- نطاق إعداد التقرير.
و- تعريف المصطلحات الخاصة التي تستخدم في التقرير.
ز- محتوى التقرير.
ح- رسوم أو جداول تشرح محتويات التقرير
نظام التقرير المقترح استخدامه في التقرير
النظام الأول:
أولاً: .......
1-
2-
3-
أ-
ب-
ج-
النظام الثاني:
1-.......
1/1
1/2
1/3
1/3/1
1/3/2
1/3/3
3-الخاتمة
تشمل خاتمة التقرير:
أ-أهم التوصيات و النتائج التي تم التوصل إليها.
ب-فهرس لمحتويات التقرير.
ت-فهرس للجداول الموجودة بالتقرير.
ث-فهرس للأشكال و الرسوم البيانية.
مهارات الصياغة اللغوية في إعداد و كتابة التقرير
يجب الالتزام بالقواعد التالية في لغة التقرير:
أ- الالتزام بقواعد النحو.
ب- تحاشي الأخطاء الإملائية.
ج- الابتعاد عن الألفاظ الصعبة و غير المتداولة.
د- تجنب تكرار كلمات التقرير بدون داع.
هـ- البعد عن الصياغة الانفعالية غير الدقيقة.
و- تجنب الأخطاء الشائعة.
ز- صياغة التقرير في شكل فقرات لكل فقرة موضوع محدد تناقشه.
مراحل إعداد و كتابة التقرير
1)مرحلة الإعداد: يجب على كاتب التقرير أن يحدد:
أ- الإطار العام للتقرير.
ب- الهدف من إعداد التقرير.
ج- من هو قارئ التقرير.
د- المعلومات التي يجب أن يحتويها التقرير.
2)مرحلة الترتيب و التنظيم : يتم في هذه المرحلة:
أ- الهيكل العام للتقرير.
ب- مراجعة المادة المستخدمة في إعداد التقرير.
3)مرحلة الكتابة: يجب على كاتب التقرير أن يراعي:
أ- وضوح التقرير و تكامله.
ب- قصر الفقرات و سهولة الانتقال من فقرة لأخرى.
ج- اختيار أسلوب الكتابة المناسب.
4)مرحلة المراجعة: يتم في هذه المرحلة مراجعة دقيقة في المراحل التالية:
أ- مرحلة إعداد كتابة المسودة الأولى.
ب- مرحلة طباعة المسودة الأخيرة.
ج- مرحلة توزيع التقرير.
أتمنى انكم تستفيدوا من الموضوع..
